Para tirar um projeto do papel, o organizador precisa lidar com muitos detalhes do planejamento. Por vezes, ele pode se esquecer de destinar mais atenção a um ponto crucial para o sucesso do evento, que é a escolha do espaço para festa. Afinal, ao chegar no lugar de realização da produção, os participantes já começam a formar suas opiniões. Não só o atendimento conta, mas aspectos como estrutura, localização, dificuldade para estacionar, acessibilidade, entre outros. Por isso, neste artigo, será possível conferir quatro dicas para fazer a escolha mais correta do local da produção!
Pesquisa prévia
Com a internet, hoje, há uma série de opções de fontes de pesquisa para o produtor de eventos escolher um espaço para festa ideal. Em sites e redes sociais é possível colher informações importantes em poucos cliques.
Essa é uma tarefa simples, porém muito importante para poupar tempo do organizador. Assim, é possível cortar logo de início os ambientes que, pela descrição, não vão servir para a proposta do projeto.
Antes de começar a busca, vale fazer uma lista de requisitos indispensáveis para a escolha do local. Então, aqueles espaços que, pela descrição, cumprem com os pontos desejados, podem ser anotados para que o organizador faça uma visita presencial posteriormente.
Nesse momento, também é importante levar em conta a tradição do evento que será produzido. A depender do tipo de produção, alguns aspectos estruturais não podem ficar de fora.
Por exemplo, ao produzir um show de música eletrônica, é preciso escolher um ambiente que tenha os recursos sonoros, acústicos e de iluminação necessários para oferecer uma boa experiência ao público.
Preparação para visitação
No momento da visitação do espaço para festa selecionado, o produtor pode poupar ainda mais tempo se fizer uma preparação prévia para o momento. Um exemplo é ter uma tabela com as informações que precisam ser conferidas, desde o orçamento até pontos de estrutura e decoração.
Também vale ter o cronograma da produção em mãos na conferência dos locais, assim, o organizador poderá checar datas e se certificar de que não está esquecendo nenhum detalhe importante.
Outra ação que pode auxiliar na escolha do lugar perfeito é a criação de planilhas de cada ambiente visitado para acompanhar as negociações. Assim, fica mais fácil visualizar as tratativas que evoluíram com rapidez, diferença de valores e os prós e contras de cada espaço.
Foco na experiência do público
O relacionamento com os participantes também não deve ser esquecido pelo produtor. O evento precisa transmitir uma imagem que faça o público se sentir especial e isso deve ser levado em conta na hora de escolher o espaço para festa.
Cada detalhe da produção vai integrar o chamado design de experiência, inclusive o local do evento. Esse termo se refere às técnicas usadas pelo organizador para que a vivência das pessoas seja positiva em detalhes variados.
Ter atenção a esses aspectos, buscando surpreender e levar inovação ao público com o local escolhido, ajudará a firmar boas lembranças na mente dos participantes.
Atenção à estrutura do espaço
Na escolha de um espaço para festa, a estrutura é um dos aspectos mais importantes. Porém, alguns pontos fundamentais podem passar despercebidos pelo produtor. Alguns deles que precisam ser checados são:
- serviço de limpeza durante e pós-evento;
- garçons e equipe de apoio;
- cozinha de suporte para produções que necessitam de buffet;
- estacionamento e manobrista;
- sistema de som;
- iluminação;
- gerador de energia;
- ar-condicionado;
- móveis, como cadeiras e mesas — é importante que o produtor verifique os itens que estão incluídos na reserva do local;
- acessibilidade — é válido conferir se o espaço possui rampas, elevadores e boas sinalizações para orientar, em especial, participantes que tenham alguma dificuldade de mobilidade;
- segurança — em casos de produções infantis, por exemplo, é preciso checar se não há pontos de perigo para receber as crianças. Se o local possui janelas, por exemplo, é importante ter telas de proteção para evitar acidentes.
Espaço Villa Lobos
Escolher um bom espaço para a festa faz a diferença na produção! A escolha do espaço para festa pode servir para piorar ou melhorar a experiência dos participantes. Afinal, a produção começa a agradar ou não o público já na chegada ao local da sua realização. Pontos como dificuldade ao estacionar ou falta de recursos de acessibilidade para curtir o evento podem causar grandes insatisfações, por melhores que sejam as atrações contratadas para o evento.
Por isso, esse ponto deve receber atenção especial. E para evitar que vire uma dor de cabeça a mais, o Espaço Villa Lobos é o local ideal para que seu evento, seja de que porte for, aconteça à perfeição. Entre agora mesmo em contato conosco e descubra as vantagens de realizar sua festa, casamento, palestra, etc. com um uma equipe altamente especializada e em um local preparado para recebê-lo.
